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活动策划的基本流程,以及如何应对发生的突发状况?

作者:上海活动策划公司 来源:pegke.com 发布时间:2018-10-17 08:50:40

   活动策划内容的好坏会直接影响到活动的整体质量.那么,您知道活动策划按流程都包括哪些吗?需要关注哪些细节?如果不知道的话就由上海活动策划的小编为您讲解一下吧!

 
  活动策划基本流程
 
  一、制定活动实施的计划.其具体计划应该包括:活动任务推进表、前期广告宣传活动.从而依据市场部组织开业庆典活动策划.
 
  二、确定活动,这个过程就是指计划的具体实施情况.
 
  三、与各大媒体进行谈判工作,这其中主要包括一些软硬新闻,商品的广告.有偿的新闻,以及广大媒体的支持与加入.
 
  四、组织采购部与供应商之间进行协调和谈判.谈判的一般内容大多数为:手机厂家、省包、以及与公司业务紧密联系的单位或者是个人.
 
  五、最后则也需要由市场组织通讯主管总经理和销售部对真个策划方案的金钱进行预算统计,对设计方案进行评审.
 
 
  活动策划需要关注的细节
 
  一、进行活动策划的时候,如果需要邀请国外人士前来参加活动的话,必须提前半年时间发出邀请,并且向他们寄送相关项目的说明材料,尽快确定他们是否同意参加活动.
 
  二、如果举办大型活动的话,参加活动的人员会非常多,就需要设立签到席,并且需要派遣专人负责,这些都需要详细写进活动策划当中.
 
  三、如果是由多个机构共同举办的活动,在进行策划的时候,就需要明确各自的分工,这样能够避免出现多头指挥的情况.任何时候,活动策划都需要保证有总的负责人.
 
  四、一般情况下,制定活动策划方案的时候,需要特别注明,让布置活动会场的工作人员提前两个小时进行布置,如果活动会场布置有些复杂,那么时间还需要延长.这些细节在进行策划的时候都需要考虑到.
 
  五、对于参加活动的领导和嘉宾,在活动之前也需要安排好,可以专门准备一间会议室,让他们先去会议室休息,活动正式开始的时候让引导人员请入会场.制定活动策划的时候需要写明负责此项工作的人员是谁.
 
 
  活动策划公司需要考虑的因素
 
  1、策划案子的实际可执行力,如果一个策划案它的创意非常的好,可是执行起来相当的困难那么是毫无意义的.
 
  2、客户对策划方案的价格可接受范围,如果一家公司想找的活动策划公司做一场策划,只是简单宣传一下,你的策划案坐下来需要成百万上千那么也是不合理的.
 
  3、做好前期与客户沟通工作,主动与客户沟通交流,切不可觉得麻烦就随便应付.也切不可觉得客户麻烦.我们活动策划公司几乎没什么售后可言.有,也只是询问策划执行是否给公司带来了帮助?所以一定要做好售前的工作.
 
  4、策划案要求新颖独特,要多做几个方案.首先你的方案要新颖有创新点.创新的方案不仅可以带来客户的认可,同时也可以让客户得到更大的回报,所以创新案的新颖程度决定了公司的未来发展.我们知道任何方案都有可能受到一些无法预料到的执行困难,有很多不确定因素,不可抗力.如天气,时间,人员等.所以方案要多些,要综合排除这些因素选着最合适的,或者到时A计划不行,就改成planB
 
  5、策划的执行力,一个好的策划案执行力就变得相当重要了,只有好的执行者执行的好才能够为次策划案如虎添翼,达到客户意向以上的完美效果.
 
 
  如何应对活动突发状况
 
  1、设备故障或电力中断
 
  在活动上演过程偶尔会遇到设备故障和电力中断的情况,特别是一些中小型的活动,由于设备不够专业而出现现场设备故障,特别是音响系统出现故障率最高.各品牌的音响系统由于价格悬殊巨大其质量也不一样,一套小型的用于会议的次品牌的音响系统可能成本价就几万元,其质量自然没有保证,这样在活动上演阶段便可能出现啸叫、甚至因为使用过久被烧坏的可能.而一套大型的专业级的音响系统的投入少则好几百万,大则上千万的都有,这样的专业设备只要有专业人士在现场负责使用通常保险系数极高.只有一种情况就是因为淋雨导致电路烧坏的情况,通常作为有经验的专业公司都会采取预案,通常都有现场的备份设备,以确保万无一失.
 
  电力中断音响活动上演的事件也常有发生,通常影响电力中断的原因主要有
 
  (1)、负荷过高,导致供电系统不堪重负而中断.
 
  (2)、气候突然变化,如下雨、刮风等导致电线断裂或短路而电力中断.3、由于现场电力线路架设不规范,或由于观众现场踩踏等原因导致线路受损的电力中断.解决电力中断的办法通常是在活动上演前需要准备供电车,并同晚会的设备系统相连,一旦出现电力中断可以及时启动供电车的供电系统.
 
  2、因嘉宾及演员临时缺席导致的节目流程更改
 
  大型节庆的嘉宾和演员通常是不到最后一刻很难最终确定,出席嘉宾的更改可能衍生出一系列的节目流程问题.我曾听朋友说过一个这样的案例,某个活动曾经就出现过这要的问题,原定出席活动并宣布活动开幕的省领导因为临时改变行程而于活动上演前取消了出席本次活动,但由于主办方和活动执行方及主持人在衔接上出了沟通上的问题,活动上演的时候主持人还是照本宣科的说"有请xxx领导宣布开幕",最终上演了极其尴尬的一幕.
 
  同样演员也可能因为航班等原因无法赶到节目现场,这样便需要对现场的流程、音乐、灯光进行重新调整,因为大型晚会的音乐灯光都是实现通过电脑预设了程序的.
 
  3、气候突变
 
  大型活动的举办最怕现场突然刮风下雨,气候变化引起的突发事件小则可能使现场出现混乱,大则可能出现安全事故,比如因下雨导致的现场线路漏电,因刮风导致舞台及灯光架坍塌等重大事故.这就需要在活动前有足够的准备.对于任何一场活动,专业的活动运营公司都会都防范风雨天气的措施,比如对灯光、音响、电视录制设备等进行防雨处理,对灯光架进行加固.同时需要仔细查看历史天文资料及仔细留意近期天气预报.
 
  4、安全问题
 
  遇到安全问题通常需要由公安部门来主导,但活动组织单位及现场主持人应积极配合现场公安的疏导工作.例如在2015年,蔡依林在南宁演唱会的舞台坍塌事件,造成的多人伤亡,这个就是安全没做到位而导致的.
 
  5、其他突发事件类型
 
  可见一个突发事件的出现不仅将考验团队的应变能力,更将考验团队的协作能力和坚持不懈的精神,任何突发事件都是有办法化解的,靠什么化解?一个是靠应变,第二个就是靠团队的一种合作和执着的精神,正所谓事在人为,任何突发事件我们都要去面对而不是回避,这也是我们在活动中要坚持的、在执行过程中要尊崇的一种理念.
 
  在很多活动中,由于活动策划公司或者自身策划人员的疏忽,经常会造成一些意外的事件发生.当然,也有很多是不可避免的外在因素.假如活动正在进行中对于突发的状况没有对应的解决方案,不但会对活动造成不良影响,也会使人们对于公司的印象大打折扣.因此提前准给好应对措施是非常必要的.
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