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高效率的会议会务策划技巧以及注意事项有哪些

作者:上海活动策划公司 来源:pegke.com 发布时间:2019-08-19 09:18:43

亚虎官网登录   有效地设计一个会议,可以遵循一个简单的套路,首先想清楚会议需要达成的结果,宣布决定?引发讨论?还是总结汇报?不同的目标,会议组织方式也迥然不同.其次是想清楚通过怎么的议程可以达成目标.下面小编就分享一下公司近几年做会议策划的一点心得,希望可以帮助到大家.

一、高效率的会议会务策划技巧

  1.在组织一次会议之前,一定要明确此次会议的目的.会议不论大小、规模,都要有明确的会议议题及所要讨论、解决问题,并要让参会人员知晓,并提前做好准备工作.如果有会议资料需要让参会人员了解,一定要及时发放并叮嘱参会人员阅.
 
  2.参会人员范围一定要准确.一般参会人员需要组织人员、主持人、会议参与者和记录人.会议参与者范围既不能过大也不能过小.人数过多,表达意见过多、分散,不易形成统一意见,而且也容易造成会议时间的冗长;人数过少,不能有效收集意见.
 
  3.做好会议前的准备工作.会议前准备工作应包括发放会议通知,通知内容全面,应包括时间、地点、议题、参加人员、会议议程及所需时间、会议要求等,同时要确保发放到位,避免因为参加人未接到通知而影响参会的情形出现.会议现场的布置(包括会场宣传横幅的悬挂、会议座次安排、席签、水果、茶杯、鲜花、资料、会议桌摆放形式)、调试好灯光、音响、空调等电子设备.
 
  4.会议过程中,要充分发挥主持人的协调作用.合理安排次序,一般重要的议题放在前面讨论.在开会时,要注意紧紧围绕会议议题发言,同时要控制好发言时间,有的企业为了控制时间,设置闹钟、提示器等设备进行提示,当发言人离题太远,也可以提醒主持人制止.当会议议题争论不下时,主持人应及时进行会场协调,保证会议顺利进行.
 
  5.会议过程中,还有做好服务.例如每隔一段时间就要让服务人员续水、会议有时需要临时增加与会人员,应及时通知等等,还有就是突发情况的及时处置.
 
  6.会议结束后.有些重要的会议,还需要在会后形成纪要,应督促会议记录人员及时整理会议纪要,呈送相关领导审阅、下发.同时要根据会议记录的决议事项,加强执行监督.
 
  7.会议zui后形成的会议文件要及时归档.别忘了,对于会议组织者要及时对会议整个组织流程进行反思,有哪些环节做得不够好,有哪些环节做的好,及时总结,慢慢制定出会议组织的标准流程,这样既能节约时间、提高效率,也避免遗漏事项.
 

二、高效率的会议会务策划注意事项

  1.会议场地布置
 
  根据会议的人数和目的,可以选择课桌式,宴会式,剧院式等各种台型布置.一般会务公司会根据您的要求来设计特别台型,增加横幅、广告画等等,让您的会场更显尊贵.
 
  2.会议接待
 
  找一家经验丰富的会务公司,他们可以提供各种类型的会议服务咨询,并可以根据您的会议目的,人数,财务预算及其它各种特殊项目制作一项属于您的会务策划.
 
  3.广告产品设计与制作
 
  安排设计会议产品展示,印刷邀请函和胸卡会议主题或产品介绍书.
 
  4.会务设备
 
  一般性的会议设备有:主席台、演讲台、无线(有线)麦克、白板、纸笔、屏幕、幻灯机、多媒体投影仪、背景板、指示牌、签到台等,高等级的会议将根据要求提供专业舞台、音响扩音系统、同声传译系统、演出灯光系统、视听设备、电视墙等.
 
  5.会后总结
 
  为使会议有一个更圆满的效果,要花功夫整理会务资料,统计客户名单、地址、整理归档客户反馈意见、总结会议意见,安排客户返回等.

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